Au sein de son service Armement (14 collaborateurs), BOURBON Offshore Surf recherche un Assistant armement. Directement rattachée au Coordinateur Armement. Il/Elle sera en charge de la gestion des relèves des marins et du suivi de leurs dossiers et aura notamment pour missions :

o   Vous organiserez les départs des marins selon un planning prévisionnel. Vous assurerez la coordination pour garantir que les marins sont sur place à temps.

o   Vous assurerez la mise à jour des dossiers marins (certificats médicaux, diplômes, etc.), afin d'assurer la conformité des informations administratives.

o   Vous serez en charge du suivi des demandes de reconnaissance de brevets auprès des administrations françaises et étrangères.

o   Vous serez responsable de la prise en charge de la logistique des déplacements des marins, y compris la gestion des visas.

o   Vous effectuerez le reporting des qualifications et reconnaissances des brevets pour garantir la conformité des compétences des marins.

o   Vous aurez pour mission la gestion des notes de frais des personnels navigants.

·       Vous disposez d'une première expérience en gestion administrative ou sur un poste similaire, de préférence dans le secteur maritime.

·       Vous savez faire preuve d'organisation et de gestion des priorités : Vous êtes capable de planifier les départs des marins tout en gérant les imprévus logistiques. Votre aptitude à hiérarchiser les tâches est essentielle pour réussir dans ce poste.

·       Vous faites preuve de rigueur administrative : Vous assurez la mise à jour des dossiers et gérez les demandes avec une attention particulière aux détails et au respect strict des procédures.

·       Vous maîtrisez les procédures administratives et légales : Cela vous permet de traiter les dossiers des marins et d’organiser leurs déplacements internationaux en toute conformité avec les réglementations (certificats médicaux, diplômes, etc.)

·       Vous êtes autonome et prenez des initiatives : Vous gérez le reporting des qualifications et le processus de visas sans supervision constante, tout en respectant les délais impartis.

·       Vous maîtrisez les outils informatiques (Excel, Word, Outlook) : Vos compétences en informatique sont essentielles pour suivre les tâches administratives de manière efficace.

Vous parlez et comprenez l'anglais (lu, écrit et parlé) : Cette compétence est requise pour traiter les dossiers avec des administrations étrangères et assurer des communications internationales fluides notamment avec nos marins étrangers.